CRM y automatización adaptados al flujo real de su empresa

¿Qué es?

El trabajo de CRM y automatización conecta información y acciones repetitivas que, de otro modo, permanecen separadas. Un CRM puede reunir los registros que un equipo necesita para dar seguimiento. La automatización puede llevar una tarea definida de una etapa a otra. Los registros y pasos importantes dependen de su negocio, por lo que el primer entregable es una descripción clara del proceso actual.

Focus Box Gym, en Bogotá, está pasando de una aplicación externa desconectada y un CRM sin uso a un portal de marca alojado en su propio dominio. El portal está en desarrollo e incluirá acceso para socios, reservas de clases, pagos en línea, perfiles y acceso del personal. Este ejemplo muestra por qué una conversación sobre flujos de trabajo puede abarcar tanto un CRM como un portal.

Es necesario revisar las plataformas actuales y el flujo de datos antes de nombrar integraciones o prometer una automatización.

• El portal de socios de Focus Box Gym está en línea en el dominio propio del gimnasio.

¿Para quién es?

El trabajo de CRM y automatización es para equipos que necesitan comprender cómo se mueve la información desde el primer contacto hasta las acciones siguientes. También es útil para empresas cuyo personal repite las mismas tareas administrativas y desea documentarlas antes de decidir cuáles conviene automatizar.

• El proyecto puede ser útil si un sitio público, un portal de socios y los registros internos se relacionan con la misma persona. Durante la definición del alcance, establecemos qué sistema administra cada registro, qué puede modificar el personal y qué reglas de aprobación deben mantenerse.

¿Qué incluye?

Documentamos los pasos existentes, las personas responsables y la información que utiliza cada etapa. El resultado es un alcance escrito para el sistema, no la afirmación de que todas las tareas deban automatizarse.

Registros

El proyecto acordado identifica los registros que el equipo necesita crear, consultar o actualizar. Durante la definición del alcance, documentamos los campos obligatorios y la fuente de cada dato para diseñar la implementación.

Automatización

Las posibles acciones se revisan una por una. Definimos el activador, el resultado esperado y la ruta para excepciones antes de incluir una automatización en la propuesta.

Conexiones

Un sitio web o un portal de socios puede formar parte del flujo. Los portales utilizan Supabase para autenticación y datos; los sitios públicos se crean con Next.js y se despliegan en Vercel. Las conexiones con otros sistemas se definen por separado.

Revisión

El flujo acordado se comprueba con las personas que lo utilizarán. El plan de implementación incluye los casos de prueba y las personas responsables de aceptar cada etapa.

¿Cuánto tarda?

No existe una duración estándar definida para el trabajo de CRM y automatización. El calendario se establece después de aprobar el flujo, los registros y las integraciones que formarán parte del sistema. La cantidad de registros, las rutas de excepción y los sistemas existentes pueden cambiar lo que debe desarrollarse y comprobarse. La llamada inicial permite identificar esas dependencias y preparar un plazo realista.

¿Cómo trabajamos?

Comenzamos con una llamada para entender qué debe lograr el trabajo, qué existe actualmente y qué decisiones siguen pendientes. Después, Cleopatra Solutions documenta el alcance propuesto y cotiza el trabajo por etapas. El proyecto comienza con base en ese alcance acordado; cualquier adición se conversa y se cotiza por separado. Las condiciones específicas de entrega y soporte se documentan para el proyecto en lugar de tomarse de un paquete genérico.

1. Trazar Documentamos el recorrido actual de un prospecto, cliente o socio e identificamos cada sistema involucrado. Esto permite ver vacíos y pasos duplicados sin suponer que una herramienta nueva sea automáticamente la respuesta.
2. Definir el alcance Acordamos qué registros y acciones formarán parte del desarrollo. El alcance documenta las integraciones y el mapa de campos antes de comenzar la implementación.
3. Revisar El personal revisa las rutas y excepciones acordadas. Las comprobaciones de aceptación quedan documentadas en el plan por etapas.

¿Cómo se cotiza?

Cleopatra Solutions cotiza cada proyecto después de una llamada para definir el alcance necesario. La propuesta escrita identifica el trabajo que se entregará y cómo se facturará por etapas; no se presenta como un cobro total únicamente al momento de la entrega. Si los requisitos cambian después de acordar el alcance, el trabajo adicional se cotiza por separado antes de incorporarlo.

El soporte mensual se conversa por separado. Cada plan de soporte indica las horas de cambios incluidas, y el trabajo que supere esas horas se cotiza aparte. La propuesta depende de los entregables y las dependencias reales, por lo que una tarifa pública no explicaría lo que requiere su proyecto.

¿Qué más debería saber?

Una propuesta de CRM depende del flujo actual. Estas respuestas indican lo que todavía debe comprobarse.